Rappel rendez-vous : quand l'envoyer et quels messages copier pour votre salon

Pour un bon rappel rendez-vous, envoyez deux messages : un la veille en fin d'après-midi, un 3 heures avant. Écrivez court, avec le jour, l'heure, la prestation et une réponse simple pour confirmer ou décaler. Voici le modèle de la veille, prêt à copier.

Bonjour [Prénom], c'est [Prénom de la gérante] du salon [Nom du salon]. Je vous rappelle votre rendez-vous demain à [heure] pour [prestation]. Répondez OUI pour confirmer. Si vous avez un empêchement, écrivez-moi dès maintenant : je pourrai proposer le créneau à une autre cliente. À demain !

Le fauteuil vide de 14 h

Mercredi, 14 h. Le bac est prêt, la couleur est préparée, la coiffeuse a refusé un appel pour garder le créneau. La cliente ne vient pas. À 14 h 15, un message part, sans réponse. Elle avait réservé dix jours plus tôt et n'a sans doute pas oublié par mauvaise volonté : l'invitation avait simplement disparu de son téléphone.

Un exemple pour mesurer : six rendez-vous manqués par mois, à 45 € la prestation, cela fait 270 € de chiffre d'affaires perdu, soit plus de 3 000 € sur l'année. Ce calcul est un exemple, pas une moyenne : refaites-le avec vos propres chiffres.

Beaucoup de ces lapins ne sont pas des refus. Ce sont des oublis, ou des clientes qui n'osent pas annuler. Un rappel bien placé règle les premiers, et donne aux secondes une porte de sortie facile.

Pourquoi les clientes oublient

Entre la réservation et le jour J, il se passe parfois deux ou trois semaines. Rien ne rappelle le rendez-vous, et il n'engage à rien : aucun acompte, aucun contact depuis.

Un rappel mal fait ne change rien non plus. Envoyé trop tôt, il est oublié à son tour. Trop long, il n'est pas lu. Sans question simple à laquelle répondre, la cliente le laisse passer.

Reste une cause plus discrète : annuler gêne. Si la seule option est d'appeler le salon, beaucoup préfèrent ne rien dire. Facilitez la réponse, et vous récupérez le créneau à temps. Pour la suite, voyez notre guide sur les lapins en salon de coiffure.

La méthode : trois règles pour vos rappels

1. Deux envois, pas un

Le premier, la veille entre 17 h et 19 h : la cliente a le temps de s'organiser, et vous de remplir le créneau libéré. Le second, 3 heures avant, pour les rendez-vous de l'après-midi, ou la veille au soir pour ceux du matin. Il évite l'oubli du jour même.

Bonjour [Prénom], à tout à l'heure à [heure] au salon [Nom du salon] ! L'adresse : [adresse]. Un retard ? Écrivez-moi ici, je m'adapte.

2. Le bon canal pour la bonne cliente

Le SMS touche tout le monde, même sans appli. WhatsApp convient à celles qui vous écrivent déjà par là : elles répondent en deux secondes, et la conversation reste au même endroit. L'e-mail sert pour la confirmation détaillée (adresse, préparation), pas pour le rappel de dernière minute, trop souvent lu tard. Demandez à chaque cliente son canal préféré à la réservation, et prévenez-la que vous lui écrirez.

Bonjour [Prénom], rappel de votre rendez-vous [jour] à [heure] chez [Nom du salon]. Pensez à venir [consigne : cheveux secs, sans maquillage, etc.]. Répondez OUI pour confirmer.

3. Une seule question, une réponse facile

Terminez toujours par une action : « Répondez OUI ». Une cliente qui répond s'engage, et celle qui ne répond pas vous alerte. Appelez-la ou écrivez-lui une seconde fois : mieux vaut libérer le créneau que l'attendre.

Bonjour [Prénom], je n'ai pas eu de retour pour votre rendez-vous de [heure]. Pouvez-vous me dire si vous venez ? Sinon je libère le créneau à 10 h pour une autre cliente.

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4. Associez le rappel à l'acompte

Le rappel dit « n'oubliez pas ». L'acompte dit « je compte venir ». Les deux ensemble donnent les meilleurs résultats, surtout sur les prestations longues. Rappelez-le dans le message : « Votre acompte est déjà versé, il sera déduit de la prestation. » Détails dans notre article sur l'acompte de réservation et notre modèle de politique d'annulation. Pour d'autres textes WhatsApp, 6 modèles sont à copier ici.

Ce que ça change pour votre salon

Des rappels réguliers, c'est moins de fauteuils vides et des créneaux libérés à temps. Vous gagnez des prestations que vous auriez perdues, et la tranquillité de savoir qui vient demain.

Le vrai travail commence quand la cliente répond : « Je ne peux plus, vous avez autre chose jeudi ? » Si vous êtes en prestation, la réponse attend, et la cliente va voir ailleurs. C'est là que Laura, en option, répond à votre place sur Instagram et WhatsApp, jour et nuit, et propose un autre créneau.

Vous gardez votre outil actuel : Glaura se synchronise avec Planity et Treatwell. Pour voir le reste, c'est sur la page Glaura Pro.

Questions fréquentes

Quand envoyer un rappel de rendez-vous ?

La veille en fin d'après-midi, puis 3 heures avant le rendez-vous. Le premier laisse le temps de décaler ou de libérer le créneau, le second évite l'oubli du jour même. Pour un rendez-vous tôt le matin, remplacez le second par un message la veille au soir.

SMS, WhatsApp ou e-mail : quel canal choisir ?

Le SMS joint tout le monde. WhatsApp est idéal pour les clientes qui vous écrivent déjà par là, car elles répondent vite. L'e-mail convient à la confirmation détaillée. Demandez son canal préféré à la cliente au moment de réserver.

Combien de rappels faut-il envoyer ?

Deux suffisent : la veille et 3 heures avant. Au-delà, vous risquez d'agacer. Si une cliente ne répond pas au premier, relancez-la simplement une fois en précisant que vous libérerez le créneau.

Un rappel suffit-il contre les lapins ?

Il règle les oublis, mais pas tout. Pour les clientes qui ne se sentent pas engagées, l'acompte et une politique d'annulation claire complètent le rappel.

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